En el artículo de este mes queremos hablar sobre la protección de datos en las comunidades de propietarios puesto que poco se sabe de él y algunas veces la información que se conoce no es la correcta.
En el contexto de la situación económica que vive nuestro país, ya en la recta final de este año 2022, son muchos los hogares españoles que han tenido que revisar su presupuesto y adaptarlo a la nueva realidad que nos toca vivir.
La electricidad es más cara, la cesta de la compra es más cara y todo en general ha aumentado y las comunidades de propietarios, desgraciadamente, no se han visto exentas de los aumentos en las facturas de todos los servicios, pólizas de seguros, reparaciones, etc.
Es normal en este contexto el tratar de eliminar los gastos superfluos (si los hubiese) o tratar de renegociar contratos ya vigentes a cambio de una permanencia siempre escuchando la opinión de su administrador de fincas colegiado que es quién puede darle en mejor consejo en base a su experiencia profesional.
Ahora bien, a pesar de lo que muchos propietarios creen, cumplir con la protección de datos en las comunidades de propietarios es decir, con el Reglamento General de protección de Datos no es un capricho de su administrador, es una obligación ineludible para todas las comunidades de propietarios.
Protección de datos en las comunidades de propietarios, un poco de legislación.
Respecto a la incidencia del Reglamento General de Protección de Datos en comunidades de propietarios, debemos partir, en primer lugar, de que las comunidades son responsables de sus tratamientos y, en caso de que exista un administrador de fincas, éste actuará como encargado de los mismos. En todos los casos las comunidades de propietarios deben cumplir con la normativa de protección de datos.
De acuerdo con el RGPD las comunidades de propietarios están legitimadas (es decir, tienen reconocida la facultad para hacerlo) para tratar los datos personales de propietarios, inquilinos y copropietarios con base al cumplimiento de la Ley de Propiedad Horizontal, de manera que no es necesario que presten su consentimiento previo para ello.
De manera complementaria también se tendrán den cuenta las instrucciones, guías y resoluciones de la Agencia Española de Protección de Datos (en adelante AEPD) y de la Ley de Propiedad Horizontal que es la base legitimadora para tratar los datos personales de propietarios, copropietarios e inquilinos, que aunque deben ser informados del tratamiento de sus datos no será necesario recabar el consentimiento de estos para tratar los mismos.
Las comunidades de propietarios, como entidades jurídicas, constituyen un colectivo ligado por intereses comunes y por recíprocos derechos y obligaciones, derivados de la propia relación jurídica de propiedad horizontal que les atribuye un «derecho singular y exclusivo de propiedad» sobre elementos privativos, a la vez que «la copropiedad, con los demás dueños» de los restantes elementos comunes del inmueble y por lo tanto están obligadas a cumplir la normativa de protección de datos.
Si las mismas cuentas con un administrador de fincas, será este el encargado de que la mencionada normativa de Protección de datos se cumpla o dicho de otra manera, el administrador de fincas será el encargado de del tratamiento de los datos.
La relación entre la administración de fincas y la comunidad de propietarios estará regulada por el artículo 28 del Reglamento General de protección de Datos-RGPD- el cual establece que el administrador de fincas actuará en nombre y bajo las instrucciones de la comunidad de propietarios y no estará eximido en ningún caso del cumplimiento de la normativa ni de adoptar las correspondientes medidas de seguridad.
¿Qué datos personales deben tratar las comunidades de propietarios para cumplir la protección de datos?
En cuanto a la protección de datos en las comunidades de propietarios, los datos que son generalmente tratados son los siguientes:
Será obligación de ambas partes, Comunidad de propietarios y Administrador de Fincas:
→ Llevar un registro de las actividades de tratamientos, es decir, una lista de todos los tratamientos de datos que se gestionan.
→Cumplir con el deber de secreto en el tratamiento de datos, debiendo mantener la confidencialidad de todos los datos personales que sean tratados en dicha comunidad. Esto significa que ni el presidente de la comunidad ni el administrador de la finca pueden compartir, difundir o hacer públicos los datos personales de propietarios, copropietarios, inquilinos o empleados de la comunidad, ni de forma intencional ni de forma accidental.
→Registrar los datos que sean estrictamente necesarios para el funcionamiento de la comunidad.
→Garantizar el acceso a la información de todos los propietarios sobre sus propios datos, sobre sus derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición y también del derecho al olvido, limitación del tratamiento, etc. (en ningún caso podrán tener acceso a los datos de sus vecinos).
Protección de datos en las comunidades de propietarios: Sanciones.
Cumplir con la protección de datos es indispensable para evitar multas.
Estas dependerán de la gravedad de la infracción, al número de afectados o la extensión en el tiempo del comportamiento ilícito y serán diferentes a las multas que pudiesen aplicarse a otras empresas.
Es conveniente mencionar y aclarar que el administrador de fincas como profesional que se encarga de realizar servicios de gestión y administración económica, financiera, técnica o legal para las comunidades de propietarios que administre tendrá obligación de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y con Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPD) y la comunidad de propietarios tendrá a su vez la obligación de tratar los datos personales de propietarios, inquilinos y copropietarios, porteros u otros empleados, videovigilancia, etc.
Infracciones graves: Multas de entre 40.001 euros y 300.000 euros.
Infracciones muy graves: multas entre 300.001 euros y 20 millones de euros.
Luego de leer nuestro artículo es posible que tenga la impresión de que cada vez las comunidades de propietarios deben cumplir con más obligaciones legales (además de protección de datos en las comunidades de propietarios).
Permítanos decirle que es una impresión correcta y como el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento, contar con un administrador de fincas colegiado, que además sea abogado especialista en propiedad horizontal hará que siempre su comunidad esté bien asesorada legalmente y evitará de esta manera sanciones innecesarias y el consiguiente ahorro de dinero. No se arriesgue, contrate sólo a profesionales con una larga trayectoria profesional como MM Asesores. Pida presupuesto para su comunidad en este enlace.